Een overvolle mailbox? Dit kun je eraan doen

Beoordeel inkomende e-mails zodra je ze ziet. Laat belangrijke berichten staan of verplaats ze naar een aparte map. Archiveer of verwijder alle andere e-mails. Zo houd je de ruis uit je inbox en blijft de boel overzichtelijk. Bovendien voorkom je zo dat je een e-mail onnodig vaker dan één keer opent.

Moet je nog reageren op een bericht of iets met de inhoud doen? Je hebt er niet altijd meteen tijd voor. Snooze het bericht, zodat het op een later moment in je mailbox terugkeert. Of voeg hem als taak toe in een ‘to do’-app (zoals één van deze) en verwijder de e-mail. Zo vergeet je je taak niet, maar blijft je mailbox wel overzichtelijk.

Op je smartphone schoon je je inbox eenvoudig en snel op door te swipen. Je kan een actie toewijzen voor het naar links en naar rechts swipen van een bericht. Denk aan het markeren van een e-mail als belangrijk met een vlag of het archiveren of verwijderen van een bericht.

Bij Gmail werkt dit als volgt. Open de instellingen binnen de app. Ga op Android naar ‘Algemene instellingen’ en op iOS naar ‘Inbox-aanpassingen’. Druk op ‘Swipe-acties’ en wijzig deze. Je hebt de keuze uit archiveren, verwijderen, gelezen/ongelezen, verplaatsen en snoozen. Als je slechts één actie wilt gebruiken, kun je één van de swipe-richtingen uitschakelen of ze beide hetzelfde laten doen.

Gebruik je de Mail-app van Apple op je iPhone? Ga naar ‘Instellingen’ en druk op ‘Mail’. Tik op ‘Veegopties’ en voer de swipe-actie naar wens in. Bij de Mail-app ontbreekt de veegoptie om een bericht te verwijderen of te snoozen. Bij andere e-maildiensten werkt het instellen van de swipe-acties op een soortgelijke manier.

Als je mailbox overstroomt met wekelijkse of maandelijkse e-mails van bedrijven, neem dan eens in de zoveel weken de tijd om je af te melden voor deze nieuwsbrieven en mailinglijsten. Blijf alleen geabonneerd op de e-mails die je écht leest. Afmelden doe je door een nieuwsbrief te openen en op het woord ‘afmelden’ of ‘unsubscribe’ te klikken. Bedrijven zijn verplicht je de optie te geven om af te melden bij het sturen van dergelijke e-mails. Vaak vind je de mogelijkheid hiervoor onderaan dit soort e-mails.

Voor een geordende mailomgeving is het handig om mappen te gebruiken. Creëer bijvoorbeeld een map voor e-mails waarbij nog actie van jou vereist is. Plaats nieuwsbrieven die je leest in een aparte map en gebruik een andere map om al je aankoopbevestigingen in te bewaren. Zo houd je het overzicht en bewaar je alsnog de e-mails die je belangrijk vindt.

In plaats van deze e-mails handmatig van de inbox naar een map te slepen, kun je dit proces automatiseren met regels of filters. Open Gmail in je browser en open een e-mail. Druk aan de rechterkant op de drie verticale puntjes en kies voor ‘Berichten zoals deze filteren’. Alle berichten die afkomstig zijn van een bepaald e-mailadres of een bepaald woord bevatten verplaatsen zo automatisch. Druk op ‘Filter maken’ en kies een actie, zoals het verplaatsen naar een categorie of het overslaan van je inbox (direct archiveren).

Bij Apple Mail open je het programma op je Mac en ga je naar de instellingen. Selecteer het tabblad ‘Regels’ en klik op ‘Voeg regel toe’. Geef de regel een naam en vul het e-mailadres van de afzender, een woord of een zinsdeel in onder ‘Als voldaan is aan één of meer van de volgende voorwaarden’. Selecteer onder ‘Worden de volgende taken uitgevoerd’ de acties naar keuze, zoals ‘Verplaats bericht’ naar een bepaalde postbus. Opgeruimd staat netjes!